Usaha kecil sering kali dimulai dengan transaksi yang masih sederhana. Pemilik usaha mungkin merasa cukup mengingat jumlah penjualan dan pengeluaran setiap hari. Namun, ketika transaksi semakin banyak, mengandalkan ingatan dapat membuat sebagian pemasukan atau biaya tidak tercatat dengan baik.

Pencatatan keuangan membantu pemilik usaha mengetahui ke mana uang digunakan. Catatan dasar dapat mencakup tanggal transaksi, keterangan, pemasukan, pengeluaran, serta saldo. Pengeluaran untuk membeli bahan baku, membayar ongkos pengiriman, membeli kemasan, dan biaya operasional lainnya sebaiknya ditulis sesuai transaksi yang terjadi.

Salah satu hal yang perlu dipahami adalah perbedaan antara omzet dan keuntungan. Omzet menunjukkan total nilai penjualan dalam periode tertentu, sedangkan keuntungan diperoleh setelah biaya yang berkaitan dengan usaha diperhitungkan. Karena itu, tingginya jumlah penjualan belum tentu berarti usaha menghasilkan laba yang besar.

Sebagai contoh, jika penjualan dalam sehari mencapai Rp500.000, pemilik usaha tetap perlu menghitung biaya bahan, kemasan, transportasi, dan pengeluaran lainnya. Sisa setelah memperhitungkan biaya tersebut baru dapat digunakan untuk menilai hasil usaha. Perhitungan yang jelas membantu pemilik bisnis menghindari kesalahan dalam menggunakan uang.

Pencatatan dapat dilakukan menggunakan buku tulis, lembar kerja komputer, atau aplikasi keuangan sederhana. Pilih cara yang paling mudah digunakan secara rutin. Simpan pula bukti transaksi penting agar catatan dapat diperiksa kembali apabila terjadi perbedaan perhitungan.

Kebiasaan mencatat akan membantu pelaku UMKM mengevaluasi perkembangan usaha dari waktu ke waktu. Pemilik usaha dapat mengetahui produk yang memberikan hasil terbaik, biaya yang perlu dikendalikan, serta kemampuan keuangan untuk melakukan pengembangan.